Firma z kosztami

Prowadzenie firmy to nie tylko zyski. To także - a może przede wszystkim - koszty z tym związane, na opłacenie których trzeba zarobić. Ale dobra wiadomość jest taka, że dzięki odpowiedniemu wykazaniu kosztów związanych z prowadzeniem firmy zmniejsza się podatek, który należy odprowadzić do Urzędu Skarbowego. Podstawą obliczenia tego podatku jest bowiem dochód, a nie przychód. A dochód to przychody pomniejszone właśnie o koszty. Definicję kosztów uzyskania przychodów można znaleźć w ustawie o podatku dochodowym - to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia źródła przychodów. Zatem każdy wydatek, który pomaga osiągnąć zysk, jest kosztem dla firmy.

Na starcie...

Pytanie, jakie to konkretnie wydatki? Czy np. opłaty, jakie ponosimy przy założeniu firmy (w niektórych przypadkach) będą już naszym kosztem? - Niestety, wydatki związane z założeniem firmy nie są kosztem działalności - mówi Daniel Gawryczuk, dyrektor zarządzający Tax Safe. - Zakładając np. spółkę prawa handlowego, robimy to jako osoby prywatne i jest to prywatny koszt, który nie podlega odliczeniu. Natomiast jeśli firma już istnieje i potrzebujemy doradcy podatkowego, aby np. polecił nam optymalną formę opodatkowania, to jak najbardziej można ten wydatek zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
 Kosztami będą też zakupy wyposażenia do firmy: mebli, sprzętu biurowego, komputerów, oprogramowania, telefonów i wszelkiego sprzętu, który jest niezbędny w danym biznesie. Tu już wiele zależy od branży, w jakiej działamy. Restauracja musi mieć wyposażenie kuchni, firma przewozowa - samochody, fryzjer - wyposażenie niezbędne w salonie, sklep - towar itd.

Firma ma też zwykle samochód. Warto jednak pamiętać, że osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą czy wspólnicy spółki cywilnej nie mogą zarejestrować auta na firmę, bo nie posiadają osobowości prawnej. Ale mogą je amortyzować jako środek trwały. - Od 1 stycznia 2019 roku zmieniły się przepisy odnośnie zaliczania w koszty zakupów samochodu osobowego - podkreśla Daniel Gawryczuk. - Została zwiększona kwota amortyzacji, z 20 tys. euro na 150 tys. zł netto. Natomiast zostały obniżone kwoty związane z kosztami utrzymania auta, w przypadku gdy jest ono użytkowane przez właściciela w tzw. trybie mieszanym, czyli służbowo-prywatnym, co często się zdarza w małych firmach. Obecnie można zaksięgować w koszty prowadzenia działalności tylko 75  proc. wartości faktury netto za serwis, opony, myjnie, paliwo itp.

…i co miesiąc

Te ostatnie wydatki to stałe miesięczne koszty, jedne z wielu, jakie trzeba w firmie opłacać. One także wejdą w skład kosztów uzyskania przychodu. Do najbardziej oczywistych należą opłaty za lokal, w którym prowadzimy firmę: biuro, sklep, restaurację itd. Dotyczy to zarówno czynszu, jak też opłat za media. Wiele jednoosobowych działalności gospodarczych jest zarejestrowanych w mieszkaniach właścicieli. W takim przypadku też można wrzucić w koszty część wydatków związanych z czynszem i opłatami. - Często klienci prowadzący działalność w mieszkaniu standardowo dzielą te wydatki na pół. Pozwala to na wliczenie 50 proc. wszystkich faktur w koszty prowadzenia firmy - mówi Daniel Gawryczuk.

Kupno towarów i produktów, niezbędnych do prowadzenia działalności to też oczywisty koszt uzyskania przychodu. Dla fryzjera to np. kosmetyki do włosów, dla restauratora produkty spożywcze, ale i środki czystości. - Każda branża będzie miała inne koszty kwalifikowane, to jest zrozumiałe. Na przykład agencje reklamowe będą mogły zaksięgować sobie w koszty ubrania, akcesoria do makijażu, bo potrzebują ich do prowadzenia swojej działalności - wyjaśnia Daniel Gawryczuk. - Tradycyjna firma, np. świadcząca usługi ubezpieczeniowe, już nie może tego zrobić. Choć dopuszcza się np. wzięcie na fakturę garnituru, jeśli będzie miał wyszyte na stałe logo firmy. Uważać trzeba w przypadku tzw. wydatków reprezentacyjnych. Jest lista artykułów i usług, w przypadku których płacimy podatek VAT, ale nie możemy go sobie odliczyć, np. nagrody dla pracowników czy klientów, hotele. Dobry księgowy jest w stanie pokierować nami w tym zakresie.

Wydatki na usługi tegoż księgowego też można wrzucić do kosztów firmowych. Podobnie jak rachunki za internet, telefon czy wydatki związane z podróżami służbowymi - np. bilety kolejowe i autobusowe, przejazd taksówką. Jeśli mamy klientów za granicą albo chcemy otworzyć się na nowe rynki, to kosztem będzie również nauka języków obcych, zakup podręczników. 

Wszystko na fakturę

Bardzo ważną kwestią jest odpowiednie udokumentowanie wszystkich wydatków, które chcemy zaliczyć w koszty uzyskania przychodu. Potrzebujemy dla nich faktur lub dowodów zakupu. - Najlepiej jest mieć fakturę - podkreśla Daniel Gawryczuk. - Ale jeśli nie jest to możliwe, np. w przypadku opłat za autostradę, to powinniśmy rozpisać odpowiedni druk delegacji i dołączyć do niego paragony. W przypadku faktury za bilety dobrze jest z kolei z tyłu opisać, w jakim celu jechaliśmy, ewentualnie podać nazwę kontrahenta, u którego byliśmy.

Wszystkie wydatki można rozliczać do trzech miesięcy wstecz. - Oczywiście, jeśli gdzieś zgubimy fakturę i przypomnimy sobie o tym dopiero za pół roku, to wystarczy wziąć duplikat faktury i też będzie można zaksięgować ją w koszty - uspokaja Daniel Gawryczuk.