Majątek ucieka na zaplecze

Prowadząc działalność gospodarczą, należy zwrócić szczególną uwagę na poziom zapasów towaru, który jest przedmiotem obrotu. Ilość i rodzaj zamawianych towarów zależą od specyfiki działalności. W branży handlowej dominują zapasy towarów, natomiast w usługach występują zapasy materiałów, które są używane do wykonania usługi. Wszelkie zmagazynowane towary i produkty oraz materiały służące do ich wytworzenia podnoszą wartość majątku przedsiębiorstwa. To jednocześnie dobra i zła informacja. Dobrze wiedzieć, że firma posiada majątek, można ją dzięki temu wysoko wycenić w przypadku sprzedaży czy przejęcia przez konkurencję. Jednak wysoki stan zapasów oznacza, że część gotówki przedsiębiorca zamroził w produktach i towarach, których nie sprzedał. Jeśli w strukturze zapasów dużą część zajmują te zakupione przed rokiem albo wcześniej, stanowi to już zagrożenie dla płynności finansowej przedsiębiorstwa.

Aby dowiedzieć się, czy stan zapasów nie jest zbyt wysoki, trzeba sprawdzić przepływy pieniężne. Do podejmowania decyzji o wielkości zatowarowania pomocne są dokumenty oraz wskaźniki opisujące stan majątkowy i rentowność przedsiębiorstwa. Ponadto należy patrzeć na wysokość kosztów ponoszonych w związku z utrzymaniem zapasów oraz ich zamawianiem.

Na początek – kupuj ostrożnie

Decyzje podejmowane w kwestii zapasów powinny zmierzać do optymalizacji ich poziomu. Jednak zawsze będą one konsekwencją pierwszego zatowarowania. Jeśli przedsiębiorca przeinwestował i zakupił towaru „po sufit”, może mieć problem z jego sprzedażą. Pierwsze miesiące działalności to bowiem czas na zweryfikowanie założeń biznesowych, a także sprawdzenie, czy klienci zaakceptują asortyment i ceny, które zaproponował przedsiębiorca. Z drugiej jednak strony, punkt sprzedaży, który posiada więcej zapasów, może w sposób ciągły zaspokajać popyt i realizować większą sprzedaż. Zaopatrzenie w zbyt małą ilość produktów, może wywołać wrażenie pustych półek i zniechęcić klientów do wejścia do sklepu. Wtedy sprzedaż będzie znacznie słabsza, niż w przypadku, gdyby sklep był bogato zaopatrzony.

W systemach franczyzowych franczyzobiorca może liczyć na pomoc przy zatowarowaniu. Franczyzodawca, opierając się na swych doświadczeniach, może z dużą dokładnością wskazać, ile wynosi optymalny stan zapasów. – Pierwsze zatowarowanie robimy na podstawie analizy wyników sprzedaży w naszych własnych sklepach – mówi Marcin Jarzyna, franczyzodawca sieci sklepów Logoshop. – Porównujemy wielkość lokalu oraz lokalizację, w której znajduje się sklep franczyzowy, i określamy, jaka wielkość zatowarowania będzie optymalna. Przy bieżących zamówieniach właściwie nie da się funkcjonować bez informatycznego systemu sprzedaży – dodaje Jarzyna.

Promocja wpisana w sprzedaż

Jeśli zapasy towarów są zbyt duże, trzeba spróbować je sprzedać, choćby po cenach bliskich kosztom zakupu. Najprostszy pomysł to organizacja wyprzedaży. Ma ona na celu przyciągnięcie klienta do sklepu, ale także jest sposobem na pozbycie się zapasów, które zalegają w magazynie. Aby wyprzedaże odnosiły zamierzony skutek (odzyskanie zamrożonej gotówki), trzeba je właściwie zorganizować. Marcin Jarzyna twierdzi, że każdy produkt jest „sprzedawalny”, wszystko zależy od określenia właściwej ceny dla danego towaru.

Jeżeli jednak w wyniku wyprzedaży nie uda się znacznie zredukować zapasów, a koszty magazynowania towaru są zbyt wysokie lub istnieje zagrożenie, że towar się przeterminuje, można zastanowić się nad wprowadzeniem formy sprzedaży z gratisem. Co prawda nie uda się odzyskać poniesionych kosztów zakupu, ale pozbywając się zapasów, obniża się koszty ich magazynowania. Poza tym klienci otrzymujący towar gratis chętnie dzielą się taką informacją z innymi, co może się przyczynić do zwiększonego ruchu w sklepie. Dzięki takim akcjom przedsiębiorca może osiągnąć wyższe przychody i pozbyć się produktów, które w innym przypadku długo zalegałyby w magazynie.

Dostosuj się do zasad

Każda branża ma własną specyfikę sprzedaży. Trzeba ją dobrze poznać, żeby nie popełniać błędów w planowaniu zakupów. Nawet w samej branży handlowej inne założenia względem wielkości zakupów będzie miał przedsiębiorca prowadzący sklep odzieżowy, a zupełnie inne prowadzący sklep AGD.

Przykładowo, właściciel sklepu ze sprzę- tem komputerowym musi zdawać sobie sprawę z tego, że handluje produktami szybko starzejącymi się. Komputer najwyższej klasy po upływie trzech miesięcy jest już starym sprzętem, a po pół roku nie będzie się nadawał do sprzedaży w sklepie firmowym. Dlatego też w przypadku tej działalności, mniejsze sklepy, powinny ograniczać zapasy tylko do modeli szybko rotujących. Pozostałe modele mogą domawiać na bieżąco nawet po jednej sztuce, po sprzedaży egzemplarza z ekspozycji.

Różnice w sposobie działalności będą też miały znaczenie w akcjach promocyjnych. W branży odzieży dziecięcej wyprzedaż posezonowa nie spowoduje zwiększenia sprzedaży. Specyfika tej działalności polega na tym, że dzieciom nie kupuje się ubranek na następny sezon. Po prostu rodzice nie przewidzą z półrocznym wyprzedzeniem, na jaki konkretnie wzrost będą musieli kupić ubranko. Dlatego też, nawet przy wysokiej przecenie kurtek zimowych w sezonie wiosennym, niższa cena nie będzie bodźcem dla klienta do zakupu kurtki.

Racjonalne zatowarowanie sklepu nie jest zagadnieniem łatwym. Jednak jego znajomość jest niezbędna dla przedsiębiorcy, bo zmniejsza ryzyko zamrożenia gotówki w towarze zamkniętym na zapleczu i w konsekwencji utraty płynności finansowej.

Karina Korczyńska, prawnik, menedżer działu doradztwa PROFIT system