Formalności ZUS

1. Zgłoszenie do ZUS

Składając wniosek w CEIDG o zarejestrowanie firmy m.in. podajesz datę rozpoczęcia działalności i datę powstania obowiązku opłacania składki ZUS. Zgodnie z treścią wniosku, przesyłane są Twoje informacje do ZUS, który na ich podstawie tworzy dokumenty zgłoszenia płatnika składek. CEIDG przesyła informacje o powstałej działalności gospodarczej, dlatego od dnia rozpoczęcia działalności masz obowiązek zgłosić się do ZUS jako osoba ubezpieczona. Należy to zrobić w ciągu 7 dni składając formularz ZUS ZUA (ubezpieczenia społecznie i ubezpieczenie zdrowotne) lub ZUS ZZA (tylko ubezpieczenie zdrowotne). Zgłoszenia do składek można też dokonać od razu przy rejestracji firmy, załączając je do wniosku rejestracji firmy w CEIDG.

2. Formularze zgłoszeniowe

Zgłoszenia poszczególnych osób, w tym siebie, do odpowiednich ubezpieczeń dokonujesz:

• na formularzu ZUS ZUA – zgłoszenie do ubezpieczeń/zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej – jeżeli osoba podlega ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu
• na formularzu ZUS ZZA – zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego/zgłoszenie zmiany danych – jeżeli osoba podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu
• na formularzy ZUS ZCNA – zgłoszenie danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego. 

Więcej na stronie ZUS: https://www.zus.pl/firmy/zgloszenie-platnika/firmy/zgloszenie-ubezpieczonego/czlonka-rodziny-ubezpieczonego

3. Formularze rozliczeniowe

Jeśli jesteś płatnikiem opłacającym składki wyłącznie za siebie, przekazujesz do ZUS tylko deklarację rozliczeniową ZUS DRA. W przypadku zatrudnienia pracowników jesteś zobowiązany przekazać wraz z deklaracją rozliczeniową imienne raporty za każdego z ubezpieczonych ZUS-RCA.

Dodatkowe informacje dotyczące składania dokumentów:
https://www.zus.pl/firmy/rozliczenia-z-zus/dokumenty-rozliczeniowe

Formularze można złożyć w dowolnej wybranej przez Ciebie placówce ZUS w całej Polsce, przez program Płatnik lub poprzez Platformę Usług Elektronicznych (PUE) .

4. Platforma Usług Elektronicznych

Platforma Usług Elektronicznych jest to platforma do kontaktu z ZUS. Dzięki tej wygodnej formie kontaktu możesz zrealizować większość spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi bez wychodzenia z domu  – przez Internet. W ten sposób uzyskujesz informacje o ubezpieczeniach, świadczeniach i płatnościach. Możesz również sprawdzić wszelkie swoje dane zamieszczone na koncie w ZUS. Portal pełni też rolę elektronicznej skrzynki podawczej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Na pue.zus.pl udostępniono specjalną aplikację ePłatnik, w której jako płatnik możesz przez Internet wypełnić i złożyć dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe.  

Jak zarejestrować konto na PUE?

Jeśli chcesz założyć profil na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. Możesz to zrobić w kilku prostych krokach.

1. Wejdź na www.zus.pl  i w nagłówku strony kliknij „Zarejestruj w PUE”.
2. Wybierz sposób rejestracji – masz do wyboru: [Dla Ciebie], [Dla przedsiębiorców] oraz [Dla firm].
3. Następnie wskaż metodę rejestracji. Możesz zarejestrować się na portalu PUE bez wychodzenia z domu. Jeśli masz:

• profil zaufany bądź inną metodę identyfikacji, która jest dostępna na login.gov.pl – wybierz [Profil zaufany/login.gov.pl],
• kwalifikowany podpis elektroniczny – wybierz [Twój kwalifikowany podpis elektroniczny],
• konto w banku, który świadczy taką usługę, wybierz [Twoja bankowość elektroniczna].

Wybierasz odpowiedni dla siebie sposób.

Część Twoich danych uzupełni się automatycznie w formularzu rejestracyjnym.

Jeśli nie masz żadnej z wymienionych metod, którymi mógłbyś online potwierdzić swoją tożsamość – wybierz [Do rejestracji]. Uzupełnij samodzielnie swoje dane w formularzu rejestracyjnym. W taki sposób założysz profil niezaufany i w ciągu 7 dni będziesz musiał zgłosić się osobiście do placówki ZUS i potwierdzić swoją tożsamość.

1. Podaj swój adres email. Możesz uzupełnić także numer telefonu komórkowego.
2. Ustal hasło, którym będziesz logował się do swojego profilu. Hasło musi zawierać minimum 8 znaków, w tym małe i duże litery, znaki specjalne i cyfry. Twoje hasło nie może składać się z imienia, nazwiska oraz daty urodzenia.
3. Zaznacz pole „Nie jestem robotem” i zapoznaj się z regulaminem, a następnie go zaakceptuj (dwa pierwsze checkboxy są wymagane).
4. Kliknij [Zarejestruj profil].

Login do portalu PUE ZUS otrzymasz na e-mail podany podczas rejestracji.

Więcej na temat rejestracji na portalu PUE ZUS znajdziesz w ulotce:

https://www.zus.pl/documents/10182/167564/Rejestracja_i_logowanie.pdf/b43e762e-8924-415f-8057-7c0aafc9217c

5. Kod tytułu ubezpieczenia

Do każdego rodzaju ubezpieczenia przypisany jest kod (tzw. tytuł ubezpieczenia), który musisz wpisać na formularzu ZUS ZUA lub ZZA, m.in.:

• Kod 05 40 00 – osoba prowadząca działalność, która spełnia warunki i chce skorzystać z ulgi na start przez sześć miesięcy,
• kod 05 70 00 – osoba prowadząca działalność gospodarczą z preferencyjną 24-miesięczną obniżoną wysokością składek,
• kod 05 10 00 – osoba prowadząca działalność gospodarcza bez preferencyjnej składki,
• kod 01 10 00 – pracownik podlegający ubezpieczeniom społecznym oraz zdrowotnym.

6. Podleganie ubezpieczeniom

Zakładając działalność gospodarczą jesteś zobowiązany dokonać zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego. Podlegasz obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu natomiast ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne. Jako przedsiębiorca podlegasz również obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu, które daje prawo do korzystania ze świadczeń leczniczych.

Jeśli spełniasz warunki możesz przez okres pierwszych sześciu miesięcy opłacać tylko składkę zdrowotną. Ulga na start jest dla przedsiębiorców, którzy po raz pierwszy prowadzą działalność gospodarczą lub rozpoczynają ją po raz kolejny po pięciu latach od zamknięcia poprzedniej działalności. Sprawdź, czy możesz skorzystać z tej ulgi.

https://www.zus.pl/baza-wiedzy/biezace-wyjasnienia-komorek-merytorycznych/firmy/-/publisher/details/1/ulga-na-start-preferencyjna-podstawa-dzialalnosc-nieewidencjonowana_-jakie-sa-warunki-uprawnienia-i-skutki-/1680068

Jeżeli jesteś zatrudniony na podstawie umowy o pracę, z której masz naliczane składki od co najmniej minimalnego wynagrodzenia (obecnie wynosi ono 3010zł brutto), podlegasz obowiązkowo wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu.

7. Składka na Fundusz Pracy

Jako osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą jednoosobowo i podlegająca obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym jesteś zobowiązany także do opłacania za siebie składki na Fundusz Pracy. Przy czym nie ma takiego obowiązku po osiągnięciu 55. roku życia dla kobiet i 60 dla mężczyzn. Składki na Fundusz Pracy nie płaci się, gdy podstawa wymiaru składek na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne i rentowe, w przeliczeniu na pełny miesiąc (łącznie ze wszystkich tytułów do tych ubezpieczeń, u wszystkich płatników) jest niższa od minimalnego wynagrodzenia. Zatem osoby opłacające składki na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne od kwoty stanowiącej 30% minimalnego wynagrodzenia nie opłacają składki na Fundusz Pracy, o ile prowadzenie działalności gospodarczej jest jedynym tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych.

Wysokość składki na Fundusz Pracy określa ustawa budżetowa. W 2022 roku składka na ten Fundusz wynosi 2,45 proc. podstawy wymiaru. Podstawę wymiaru tej składki stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, ale bez zastosowania „rocznego ograniczenia”.

8. Zwolnienie z obowiązku składania dokumentów rozliczeniowych

Z początkiem nowego roku kalendarzowego wszedł w życie pakiet ustaw Polski Ład, a wraz z nim zmiany w rozliczaniu, opłacaniu składki zdrowotnej oraz zmiany w terminach składania dokumentów rozliczeniowych i zapłacie składek.

Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę zatrudniającą pracowników masz obowiązek comiesięcznego składania deklaracji ZUS i zapłaty składek.

9. Ulga w składkach ZUS dla rozpoczynających działalność gospodarczą

Podstawą do naliczeń składek na ubezpieczenia społeczne osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą jest zadeklarowana kwota, nie niższa niż 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia lub 60% kwoty minimalnego wynagrodzenia.

• Dla osób, które rozpoczynają  działalność gospodarczą i które w okresie ostatnich 60 miesięcy kalendarzowych nie prowadziły pozarolniczej działalności, oraz nie wykonują działalności gospodarczej na rzecz byłego pracodawcy, na którego rzecz przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym wykonywały w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności gospodarczej mogą opłacać przez pierwsze 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej  wyłącznie składkę zdrowotną. Po tym czasie – podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w okresie kolejnych 24 miesięcy kalendarzowych stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa niż 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia. W 2022 roku jest to kwota 903,00 zł (30% kwoty minimalnego wynagrodzenia w 2022r.),
• Dla pozostałych osób prowadzących działalność podstawą do naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne jest zadeklarowana kwota, nie niższa niż 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na dany rok kalendarzowy. W 2022 roku to kwota 3.553,20 zł.

Jako że prowadzisz pozarolniczą działalność gospodarczą, wszystkie składki na ubezpieczenia społeczne opłacasz w całości sam, z własnych środków.

W 2022 roku zmieniły się  zasady wyliczania składki zdrowotnej i zależą one od formy opodatkowania osoby prowadzącej pozarolniczą działalność.

Dla przedsiębiorców opodatkowanych według skali podatkowej, podatkiem liniowym oraz opodatkowanych ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych oprócz miesięcznej podstawy wymiaru składki zdrowotnej wprowadzono również roczną podstawę wymiaru. Umożliwi ona rozliczenie składki po zakończeniu danego roku.

W przypadku przedsiębiorców opodatkowanych na zasadach ogólnych roczna podstawa wymiaru będzie ustalana za okres roku składkowego, który będzie trwał od 1 lutego do 31 stycznia roku następnego.

Od 2022 r. dla przedsiębiorców opodatkowanych wyłącznie podatkiem liniowym składka na ubezpieczenie zdrowotne wynosi 4,9% podstawy, a opodatkowanych według skali podatkowej wynosi 9% podstawy, przy czym miesięczna wysokość składki nie może być niższa niż kwota ustalona jako 9% minimalnego wynagrodzenia. Natomiast składka ustalana od podstawy rocznej nie może być niższa niż kwota odpowiadająca 9% iloczynu liczby miesięcy podlegania ubezpieczeniu i minimalnego wynagrodzenia. Składka zdrowotna w tej grupie przedsiębiorców jest wyliczana od dochodu.

Dla przedsiębiorców opodatkowanych ryczałtem ewidencjonowanym składka zdrowotna jest uzależniona od rocznych przychodów i w 2022 roku wynosi :

przychód roczny 60.000 zł – składka 335,94 zł (9% od kwoty 60% przeciętnego wynagrodzenia)

przychód roczny od 60.000 zł do 300.000 zł – składka 559,89 zł (9% od kwoty 100% przeciętnego wynagrodzenia)

przychód roczny powyżej 300.000 zł – składka 1.007,81 zł (9% od kwoty 180% przeciętnego wynagrodzenia)

Składka zdrowotna nie jest już odliczana od zaliczki na podatek.

10. Terminy rozliczania i opłacania składek

Od stycznia 2022 r. obowiązują następujące terminy do przekazywania dokumentów rozliczeniowych i opłacania składek za poprzedni miesiąc:

▪ do 5. dnia każdego miesiąca – dla jednostek i zakładów budżetowych m.in. urzędów gminy, miasta;
▪ do 15. dnia każdego miesiąca – dla płatników posiadających osobowość prawną, m.in.: spółek kapitałowych (spółek akcyjnych i spółek z o.o)

▪ do 20. dnia każdego miesiąca – dla pozostałych płatników składek, a więc płatników opłacających wyłącznie składki na własne ubezpieczenia, przedsiębiorców i innych podmiotów nie posiadających osobowości prawnej, które zatrudniają innych ubezpieczonych, w tym spółek osobowych (spółki: jawnej, partnerskiej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej).

Do 31.12.2021 roku osoby, które opłacały składkę wyłącznie za siebie, miały obowiązek rozliczyć się z ZUS nie później niż do 10. dnia następnego miesiąca.