Rzeczpospolita w swoim dodatku Dobra firma opisała obowiązki związane z gromadzeniem dokumentów jakie ciążą na przedsiębiorcy zatrudniającym pracowników.
Właściciel firmy zaczyna papierkową robotę, zanim zatrudni ludzi. Może to robić sam albo powierzyć kadrowcowi. Od każdego kandydata musi domagać się dokumentów, których wykaz podaje rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 ze zm.). Prowadzenie dokumentacji pracowniczej stanowi bowiem - w myśl art. 94 pkt 9a kodeksu pracy - jeden z podstawowych obowiązków zatrudniającego. Niedopełnienie go to według art. 281 k. p. wykroczenie przeciwko prawom pracownika, za które grozi grzywna.

Część papierów zgromadzonych jeszcze przed rozpoczęciem pracy tworzy część A akt osobowych, które zakład musi prowadzić odrębnie dla każdego zatrudnionego (§ 1 rozporządzenia). Pierwszy to wypełniony kwestionariusz osobowy plus fotografie. W praktyce przedsiębiorcy coraz częściej domagają się zamiast niego curriculum vitae i listu motywacyjnego. Dokumenty te mają dać samemu właścicielowi firmy lub jego kadrowcowi ogólną wiedzę o kandydacie. Budują też jego wstępny profil psychologiczny i - podobnie jak rozmowa kwalifikacyjna - mają pomóc w ustaleniu, czy cechy oraz zainteresowania danej osoby korespondują z potrzebami firmy. Pracodawca nie może domagać się wszelkich informacji od zainteresowanego. Nie ma np. prawa pytać kobietę, czy jest w ciąży, czy ma męża, dzieci itd. Ograniczenia narzuca ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. nr 13, poz. 883 ze zm.) – przypomina Rzeczpospolita.

Bardzo ważne jest, by w aktach osobowych znalazło się również świadectwo pracy kandydata z poprzedniego zakładu. To z niego dowie się kadrowa, za ile dni zwolnienia lekarskiego firma musiałaby jeszcze płacić pracownikowi, gdyby się rozchorował (takie dane muszą być umieszczone w pkt 4 tego dokumentu). Poprawnie wypełnione świadectwo informuje też, ile urlopu przysługuje pracownikowi u nowego pryncypała. Dokładne zasady sporządzania takich dokumentów przedstawia rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz. U. nr 60, poz. 282 ze zm.). Trzeba też pamiętać, że dostarczenie ostatniego świadectwa nie oznacza, iż pracownik nie może przynieść ich więcej, również z innych firm. Czasem okazuje się to wręcz konieczne, zwłaszcza gdy świadectwo jest błędnie wypełnione i nowy szef nie ma danych do ustalenia wielkości uprawnień pracowniczych.

Zainteresowany musi też dostarczyć dokumenty potwierdzające jego kwalifikacje zawodowe. Może to być dyplom wyższej uczelni albo świadectwo potwierdzające uprawnienia do prowadzenia wózków widłowych.

Zgodnie z art. 229 § 4 k. p. nie można dopuścić do zajęć służbowych bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Dlatego pracodawca musi każdego skierować na wstępne badania lekarskie - w czasie pracy i za wynagrodzeniem. Za zaświadczenie i badania płaci zakład. Jeśli konieczny jest przejazd na nie do innej miejscowości, przysługuje zwrot kosztów podróży służbowej. Dokładny sposób przeprowadzania badań określa rozporządzenie ministra zdrowia i opieki społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w kodeksie pracy (Dz. U. nr 69, poz. 332 ze zm.).

Pracodawca może domagać się również dostarczenia innych dokumentów, jeśli wynika to z odrębnych przepisów, a i ubiegający się o zatrudnienie może dostarczyć dodatkowo papiery potwierdzające jego umiejętności i osiągnięcia zawodowe (np. świadectwa ukończenia rozmaitych kursów i szkoleń) oraz takie, które stanowią podstawę szczególnych uprawnień pracowniczych.

Przed dopuszczeniem do pracy pracodawca uzyskuje pisemne potwierdzenie zatrudnionego zapoznania się z regulaminem pracy i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, a także z zakresem informacji objętych tajemnicą.

Zebranie tych wszystkich papierów to dopiero początek. Należy je przechowywać w określonym w rozporządzeniu porządku. Akta osobowe powinny być ułożone chronologicznie i ponumerowane, a także podzielone na trzy działy obejmujące części:

• A, czyli dokumentację zgromadzoną przed podjęciem pracy przez zatrudnionego,
• B, która wiąże się z trwaniem stosunku pracy,
• C, zawierającą dokumenty świadczące o ustaniu zatrudnienia.

Każdy z tych działów powinien zawierać wykaz umieszczonych w nich formularzy. Należy też pamiętać, że oryginały powinny zostać u zainteresowanego, który może je przedstawić pracodawcy tylko do wglądu lub w celu sporządzenia odpisów czy kopii. To te ostatnie należy zbierać w aktach osobowych.

Od chwili zatrudnienia pracownika trzeba prowadzić dla niego kartę ewidencji czasu pracy. Musi ona uwzględniać pracę w niedzielę i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz dodatkowe dni wolne od pracy, dyżury, urlopy, zwolnienia i inne usprawiedliwione oraz nie usprawiedliwione nieobecności.

To samo dotyczy imiennej karty wypłacanego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Ponadto pracodawca obarczony jest wieloma obowiązkami z zakresu bhp – dodaje dziennikarka Rzeczpospolitej.

Więcej: Rzeczpospolita, Renata Majewska, 20 marca 2001, s. F11