Jak przygotować firmę na blackout

Mogą go wywołać różne czynniki, przede wszystkim klęski żywiołowe (np. wichury i powodzie), kryzys gospodarczy, wojna, ograniczone możliwości importu energii czy awarie w elektrowniach. Blackout to długotrwała przerwa w dostawie prądu, spowodowana kłopotami systemu elektroenergetycznego. W razie gdyby sparaliżował kraj, bezpośrednio lub pośrednio dotknąłby każdego przedsiębiorcę, ponieważ działalność firm uzależniona jest od stabilnego zasilania. 

– Blackout jest ryzykiem związanym z dynamicznym rozwojem biznesu w świecie wirtualnym. Gdyby rzeczywiście nastąpił, tyle samo złego, co samo to zjawisko i problemy, które za sobą pociąga, może wyrządzić firmie panika i nieprzemyślane działania w razie problemów – podkreśla Anna Wawrzyniak, psycholog biznesu. – W takiej sytuacji ogromne znaczenie będzie miał wcześniej rzetelnie przygotowany plan działania. Najlepsza strategia to taka, która została stworzona i wdrożona jeszcze przed kryzysem. Pomoże nam ona nie tylko w przypadku blackoutu, ale każdej innej sytuacji zagrożenia, np. cyberataku.

Taką strategię opracowuje się średnio raz na trzy do pięciu lat, a następnie rewiduje. W niej opisany jest jasno i zrozumiale przemyślany plan działania określający role poszczególnych osób w firmie. Dzięki temu ewentualne szkody będą zminimalizowane, a decyzje podejmowane świadomie choć pod presją czasu. W każdej firmie są liderzy, którym łatwiej przychodzi praca w sytuacji kryzysowej. Warto więc wybrać te osoby wcześniej, dzięki czemu będą dokładnie znały swoje kolejne etapy działań i ze sobą ściśle współpracowały. Skrócony jest do minimum łańcuch decyzyjności. Ten racjonalny podział zadań pozwoli zaoszczędzić czas i nerwy, a to właśnie chaos jest odpowiedzialny za nieumiejętne radzenie sobie z kryzysem.

Chmura i spółka

To, jak przygotować firmę na blackout, w dużej mierze zależy od profilu i miejsca jej działalności. Inaczej będą przygotowywać się właściciele np. restauracji czy piekarni z dużego miasta niż małych sklepików w niewielkich miejscowościach czy sklepów internetowych. Podstawą dobrze przygotowanej strategii na wypadek sytuacji kryzysowej jest analiza zagrożeń. W przypadku blackoutu kłopotliwe dla firmy może być nie tylko całkowite odcięcie od prądu na dłuższy czas, ale i tzw. lokalne przerwy w dostawie energii (sezonowe mikroblackouty). Zdarzają się w czasie np. bardzo upalnego lata, co wiąże się z większym zużyciem energii do chłodzenia lub w przypadku kłopotów z dostępnością surowca, czyli węgla kamiennego (wówczas możliwe jest tzw. racjonowanie energii).

Każda z tych sytuacji może zaburzyć funkcjonowanie przedsiębiorstwa – tym większe, im dłużej dostawy prądu będą ograniczone. Jednym ze sposobów na uchronienie się przed nagłym brakiem w dostawie prądu jest tworzenie kopii zapasowych i migracja do chmury (globalnej sieci połączonych serwerów zdalnych). Warunkiem jest dostęp do internetu. Przechowując na niej aktualne kopie plików, można je odzyskać w dowolnym momencie. Chmura jest gwarantem ciągłości działania firmy. Według niektórych ekspertów jest bardziej opłacalna niż własna serwerownia: dodatkowo zapewnia bezpieczeństwo przed awariami w firmie czy atakiem cyberprzestępców. Tymczasem zlokalizowane w firmie serwerownie są najbardziej popularnym sposobem przechowywania i przetwarzania danych (badania IDG, 2022 r.). Deklaruje to 75 proc. badanych przedsiębiorców. Niewielki odsetek, z powodu kosztów, zainteresowany jest tzw. usługami kolokacji (polega na udostępnieniu specjalnie przeznaczonej do tego przestrzeni firmom, które dysponują własnymi zasobami urządzeń IT, nowoczesne data center gwarantują ciągłość zasilania i monitoring). Zewnętrznymi usługami zainteresowane są głównie duże firmy i korporacje. 

Rozwiązaniem w przypadku braku dostaw energii są również awaryjne generatory oraz zasilacze bezprzerwowe UPS, pomagające zminimalizować uszkodzenia spowodowane awariami zasilania. Kolejnym pomysłem są odnawialne źródła energii dodatkowe zabezpieczone specjalnymi, własnymi magazynami energii. To rozwiązanie jest jednak dość kosztowne. 

– Kwestię, co wybrać, warto wcześniej przekalkulować już na etapie przygotowywania strategii na wypadek sytuacji kryzysowej. Tego typu kalkulacja wymaga czasu i namysłu, porównania ofert. Ten poświęcony czas jest stosunkowo niską ceną za bezpieczeństwo firmy nieraz tworzonej przez całe lata. Podejmowanie decyzji już w momencie zaistniałej kryzysowej sytuacji pociąga za sobą znacznie wyższe koszty – mówi Anna Wawrzyniak. 

Plan z pomysłem

Z badań firm zajmujących się doradztwem w sytuacjach kryzysowych wynika, że większość polskich przedsiębiorców nie jest przygotowana na zarządzanie w kryzysie. Nie posiadają planu, strategii, procedur, co więcej – temat ten rzadko jest poruszany z pracownikami czy kadrą zarządzającą. Tymczasem, nawet jeśli nie decydując się już w tej chwili na zakup niezbędnych w przypadku blackoutu urządzeń, warto mieć sporządzoną i wcześniej przemyślaną ich listę z informacją, gdzie najszybciej można je kupić (oraz mieć zabezpieczoną na ten cel gotówkę). Wciąż opcją zasilania awaryjnego są agregaty prądotwórcze zasilane paliwem. Powinny się znajdować, ze względu na emisję spalin, w wentylowanych pomieszczeniach. Ich wykorzystanie pomoże jednak np. małej restauracji przygotować dania z produktów znajdujących się w lodówkach i zamrażarkach, a tym samym uchroni przed ich wyrzuceniem i stratami.

– I o takim pomieszczeniu można wcześniej pomyśleć. W przypadku wystąpienia blackoutu stres i nerwy są złym doradcą, spokój i racjonalne postępowanie pomagają przeanalizować sytuację, w jakiej znalazła się firma i zminimalizować straty. Bo z nimi, niestety, raczej trzeba będzie się liczyć – podkreśla Anna Wawrzyniak.

Alternatywą do agregatów prądotwórczych są przenośne stacje zasilania, które można naładować dzięki podłączeniu do paneli fotowoltaicznych. Do tych najlepszych można podłączyć do kilkunastu urządzeń jednocześnie. Coraz więcej firm posiadających własne budynki decyduje się na montaż paneli nie tylko z powodu potencjalnych oszczędności związanych cenami energii, lecz także na wypadek nieprzewidzianych problemów, w tym m.in. blackoutu. Inną kwestią, o którą warto zadbać już teraz, jest wymiana urządzeń, które zużywają najwięcej mocy, na bardziej energooszczędne modele. Zdaniem ekspertów, przedsiębiorcy planując budżety firmy, powinni brać pod uwagę inwestycje w energooszczędną infrastrukturę. Nie bez powodu marki kładą nacisk na tzw. Green IT (zielone IT), ponieważ technika informacyjna i komunikacyjna zużywa około 4 proc. światowego zapotrzebowania na energię elektryczną.

– Oczywiście, nie da się przygotować na każdy scenariusz, ale nawet niewielkie zabezpieczenie może bardzo pomóc. Warto co pewien czas przetestować nasz plan, dzięki czemu wcześniej wychwycimy jego słabe punkty. Przywykliśmy do tego, że mamy energię bez ograniczeń przez całą dobę. Przetestowanie sytuacji kryzysowej pomoże nam zachować czujność i spokój, gdyby rzeczywiście wystąpił blackout – podkreśla Anna Wawrzyniak. – Warto pamiętać, że opracowanie planu kryzysowego na wypadek blackoutu to forma ubezpieczenia firmy. Nawet bardzo prosty, a później skutecznie wdrożony plan może uchronić ją przed olbrzymimi stratami. 

Na wypadek blackoutu warto kupić:

• zasilacz bezprzewodowy (UPS) – ważne rozwiązanie w przypadku działania firmy w oparciu o własny serwer IT. Urządzenie zapewnia podtrzymanie energii dzięki baterii, chroni przed tzw. skokami, spadkami napięcia i przerwami w dostawie prądu, pomaga bezpiecznie wyłączyć urządzenie i zapisać ważne dane, zazwyczaj podtrzymuje zasilanie do średnio mniej więcej 30 minut;
• agregat prądotwórczy – jest niezależnym źródłem prądu elektrycznego, generuje prąd przy użyciu silnika spalinowego zasilanego paliwem (benzyną lub olejem napędowym);
• powerbank jest mobilnym, zewnętrznym źródłem energii, ma różną pojemność, mając np. 20 tys. amperogodzin, czyli jeden z większych powerbanków, mamy możliwość średnio czterech ładowań w zależności od pojemności akumulatora w telefonie;
• stację zasilania – pełni funkcję podobną do powerbanku, ale ma większą moc, dzięki niej można naładować wiele urządzeń.